E. Alcance del procedimiento

Este apartado debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.

F. Políticas y normas de operación

Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento.

G. Instrucciones para el uso del manual

En esta sección, se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La sección debe incluir los siguientes puntos:

• Estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual;
• Codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados; y
• Actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones, actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.

Flujogramas

Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados.

Formularios

Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar.

Anexos varios

Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.

Referencias bibliográficas

Lardent, Gómez Echarren y Loro, Técnicas de organización, sistemas y métodos, Editorial Club de Estudio, 1990.

INAP - Colección Modernización del Estado, Metodología para la elaboración de manuales de procedimientos: Guía II, 1996.