Manual de procedimientos administrativos

El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas.
Su contenido está dirigido a precisar:

¿Cómo se ejecutan los procesos y controles?;
¿Quiénes son los encargados de efectuarlos?;
¿Cuándo deben ser realizados?; y

Los soportes de información que intervienen, y cómo deben ser completados y archivados.

Ventajas de los manuales de procedimientos administrativos

Las ventajas de poseer y utilizar manuales de procedimientos administrativos son las siguientes:

• Permite normalizar la ejecución de tareas estándar y facilita la toma de decisiones programadas;
• Evita la superposición de tareas entre diferentes áreas de la organización;
• Simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que cuando no están normalizadas resultan confusas, voluminosas y, por lógica consecuencia, costosas;
• Simplifica el asesoramiento y la capacitación de nuevos empleados y practicantes rentados de la organización;
• Incrementa la motivación del empleado, ya que permite la detección de los objetivos de la organización mediante el aporte de sus tareas;
• Reduce la participación de los niveles altos de la jefatura, limitando su participación a casos no habituales y dedicando más tiempo a la toma de decisiones no programadas;
• Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, a veces incongruentes con las tomadas por otro sector;
• Refleja la evolución administrativa de la organización y el nivel de racionalización alcanzado;
• Agiliza las tareas de auditoría ya que, consultando los manuales, los auditores podrán familiarizarse rápidamente con los procedimientos administrativos del área a auditar; y
• Facilita el control de gestión y la detección de deficiencias en los procedimientos administrativos.

Desventajas de los manuales de procedimientos administrativos

• Los manuales no son en la práctica utilizados por el personal para el aprendizaje y guía de las tareas que deben realizar; y
• Los manuales se desactualizan rápidamente, lo que elimina de hecho todas sus ventajas potenciales.
  
  Al respecto es importante aclarar que ambas críticas están directamente relacionadas con la forma de redacción e implementación de los manuales de procedimientos administrativos y no son problemas propios de los manuales.

Marco Introductorio

A. Identificación

En este apartado se incluyen los siguientes datos:

• Nombre oficial de la dependencia;
• Nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
• Número de identificación del o de los procedimientos señalados;
• Lugar y fecha de elaboración;
• Responsables de su elaboración; y
• Cantidad de ejemplares impresos.

B. Indice

Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual.

C. Introducción

Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del organismo.

D. Objetivos del procedimiento

En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual.