Manual de procedimientos administrativos

El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas.
Su contenido está dirigido a precisar:

¿Cómo se ejecutan los procesos y controles?;
¿Quiénes son los encargados de efectuarlos?;
¿Cuándo deben ser realizados?; y

Los soportes de información que intervienen, y cómo deben ser completados y archivados.

Ventajas de los manuales de procedimientos administrativos

Las ventajas de poseer y utilizar manuales de procedimientos administrativos son las siguientes:

• Permite normalizar la ejecución de tareas estándar y facilita la toma de decisiones programadas;
• Evita la superposición de tareas entre diferentes áreas de la organización;
• Simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que cuando no están normalizadas resultan confusas, voluminosas y, por lógica consecuencia, costosas;
• Simplifica el asesoramiento y la capacitación de nuevos empleados y practicantes rentados de la organización;
• Incrementa la motivación del empleado, ya que permite la detección de los objetivos de la organización mediante el aporte de sus tareas;
• Reduce la participación de los niveles altos de la jefatura, limitando su participación a casos no habituales y dedicando más tiempo a la toma de decisiones no programadas;
• Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, a veces incongruentes con las tomadas por otro sector;
• Refleja la evolución administrativa de la organización y el nivel de racionalización alcanzado;
• Agiliza las tareas de auditoría ya que, consultando los manuales, los auditores podrán familiarizarse rápidamente con los procedimientos administrativos del área a auditar; y
• Facilita el control de gestión y la detección de deficiencias en los procedimientos administrativos.

Desventajas de los manuales de procedimientos administrativos

• Los manuales no son en la práctica utilizados por el personal para el aprendizaje y guía de las tareas que deben realizar; y
• Los manuales se desactualizan rápidamente, lo que elimina de hecho todas sus ventajas potenciales.
  
  Al respecto es importante aclarar que ambas críticas están directamente relacionadas con la forma de redacción e implementación de los manuales de procedimientos administrativos y no son problemas propios de los manuales.

Marco Introductorio

A. Identificación

En este apartado se incluyen los siguientes datos:

• Nombre oficial de la dependencia;
• Nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
• Número de identificación del o de los procedimientos señalados;
• Lugar y fecha de elaboración;
• Responsables de su elaboración; y
• Cantidad de ejemplares impresos.

B. Indice

Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual.

C. Introducción

Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del organismo.

D. Objetivos del procedimiento

En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual.

E. Alcance del procedimiento

Este apartado debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.

F. Políticas y normas de operación

Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento.

G. Instrucciones para el uso del manual

En esta sección, se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La sección debe incluir los siguientes puntos:

• Estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual;
• Codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados; y
• Actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones, actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.

Flujogramas

Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados.

Formularios

Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar.

Anexos varios

Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.

Referencias bibliográficas

Lardent, Gómez Echarren y Loro, Técnicas de organización, sistemas y métodos, Editorial Club de Estudio, 1990.

INAP - Colección Modernización del Estado, Metodología para la elaboración de manuales de procedimientos: Guía II, 1996.